SAMNINGSSKILMÁLAR

1. Inngangur.

Lögmenn Höfðabakka munu leitast við að tryggja hagsmuni viðskiptavinarins í hvívetna. Verkefni eru unnin eftir gæðastöðlum okkar og að auki í samræmi við lög og siðareglur Lögmannafélags Íslands.

Málsmeðferð lögmannsstofunnar er samkvæmt samningi og farið er eftir honum. Þeir þættir sem skipta mestu máli og sérstök athygli viðskiptavina er vakin á fara hér á eftir. Þessi atriði teljast hluti samningsins við viðskiptavininn.

2. Stofnun samnings.

Áður en stofan tekur að sér verkefni er gengið úr skugga um að ekki séu til staðar hagsmunaárekstrar eða aðrar aðstæður er valda því að stofan getur ekki tekið verkefnið að sér. Sama gildir ef nýir aðilar bætast við í verkinu síðar.

Ef hagsmunir viðskiptavinar krefjast þess, og ekki eru gerðar við það sértakar athugasemdir  af hálfu viðskiptavinar, getur vinna við verk hafist áður en ofangreindu hagsmunamati lýkur. Vinnan verður þá unnin með fyrirvara um niðurstöðu hagsmunamats og viðskiptavinurinn upplýstur um að því sé ekki lokið, og að vera kunni að stofan þurfi að segja sig frá verkefninu.

Við upphaf verkefnis verður framkvæmd nauðsynleg athugun á grundvelli reglna um aðgerðir gegn peningaþvætti, eftir því sem lög krefjast.

3. Mannauður.

Við fyrirtækið starfa eftirgreindir starfsmenn, sem vinna munu verkefni fyrir viðskiptavini: Eigendur (lögmenn ábyrgir fyrir máli), fulltrúar með lögmannsréttindi, lögfræðingar og almennt starfsfólk. Verkefni kunna  einnig að vera framkvæmd af þriðja aðila ef þörf er á slíkri sérfræðivinnu.

4. Framkvæmd samningsins.

Öll verkefni sem unnið er að eru á ábyrgð lögmanns. Öll vinna fer fram á ábyrgð þess lögmanns sem ber ábyrgð á verkefni. Lögmaður sem ber ábyrgð á verki mun leitast við að tryggja að vinnan sé unnin á sem bestan hátt fyrir viðskiptavininn, og taka ákvörðun um hvort verkefnið eða hluta þess eigi að vinna af lögmanni, fulltrúa eða öðrum starfsmanni.

Ef viðskiptavinur hefur einhverjar sérstakar óskir um að tiltekinn lögmaður vinni verkefni , verður að jafnaði tekið tillit til þess.

Viðskiptavininum verður haldið upplýstum um mikilvæga framvindu mála og hann fær að jafnaði afrit af bréfum sem hafa þýðingu fyrir málið.

5. Tímagjald.

Fyrir samninga þar sem unnið er samkvæmt tímagjaldi, hefur stofan gefið út gjaldskrá og er vísað til hennar.

Minnsta eining tíma er 0,5 klukkustundir eða 30 mínútur. Verð geta breyst með eins mánaðar fyrirvara.

6. Innheimta og greiðsla.

Nema um annað sé samið, verður verkefni unnið samkvæmt tímagjaldi. Vísað er til gjaldskrár um gjald fyrir einstök verkefni. Þegar verk er unnið samkvæmt tímagjaldi  kann einnig að verða tekið tillit til þess hvort verk er sérstaklega flókið, sem og niðurstöðu málsins. Unnir tímar, ásamt útlögðum kostnaði, verða að jafnaði innheimtir um hver mánaðarmót. Stærri útgjöld verða reikningsfærð strax og til þeirra hefur verið stofnað.

Allir reikningar hafa  20 daga gjaldfrest. Verði vanskil reiknast dráttarvextir í samræmi við lög.

Með hverjum reikningi verður að jafnaði send tímaskýrsla verksins, þar sem fram kemur hvaða verkþættir voru unnir á tímabilinu og hvaða starfsmenn unnu þá. Sé þess óskað sérstaklega er tiltekinn heildarfjöldi klukkustunda sem hver og einn starfsmaður hefur unnið, og hugsanlega fjölda klukkustunda fyrir helstu þætti í verkefni.

Ef reikningur felur í sér vinnu við ýmis verkefni fyrir sama viðskiptavin, kemur fram á honum hlutfall gjalda og hvaða þóknun tengist hverju verkefni.

7. Útlagður kostnaður.

Viðskiptavinurinn verður upplýstur um útlagðan kostnað sem hann er ábyrgur fyrir áður en til þeirra útgjalda verður stofnað, nema kostnaðurinn hafi verið samþykktur í samningi eða með öðrum hætti eða hann telst nauðsynlegur til að tryggja hagsmuni viðskiptavinarins og samþykkis hans var ekki hægt að afla áður en til kostnaðarins var stofnað.

8. Gjafsókn.

Samkvæmt réttarfarslögum eiga einstaklingar í ákveðnum tilvikum rétt á gjafsókn, þar sem lögmannskostnaður er greiddur af hinu opinbera. Skilyrðin fyrir gjafsókn eru þau að einstaklingur sé undir tilteknum tekju- og eignamörkum, en einnig má gera undantekningu frá þeim mörkum. Frekari upplýsingar um gjafsókn má nálgast hjá innanríkisráðuneytinu eða á skrifstofu okkar. Ef þörf er á gjafsókn ætti að upplýsa lögmanninn um það strax í upphafi.

9. Málskostnaðartrygging/réttaraðstoðartrygging.

Í mörgum tilvikum kann mál að falla undir svokallaða málskostnaðartryggingu (einnig oft nefnd réttaraðstoðartrygging). Slíkar tryggingar, sem innifaldar eru í heimilistryggingu einstaklinga, bæta mönnum kostnað sem þeir þurfa að leggja út vegna lögmannsþjónustu sem þeir þurfa að nýta sér. Einstaklingur getur kanna hvort hann njóti slíkrar vátryggingarverndar með því að lesa skilmála sinnar átryggingar. Þurfi einstaklingur að leita lögmanns er mikilvægt að fyrir hann að kanna þetta hjá vátryggingarfélagi eins fljótt og auðið er. Sé trygging fyrir hendi og reikna má með að ágreiningsmál falli undir hana getur lögmaður aðstoðað við að tilkynna tryggingafélagi um málið og óska staðfestingar á því að vátryggingarfélagið muni greiða lögmannskostnaðinn.

Stofan mun senda viðskiptavininum reikning fyrir þóknun þegar unnið er á grundvelli málskostnaðartryggingar. Viðskiptavinurinn endurkrefur síðan vátryggingarfélag sitt um kostnaðinn samkvæmt skilmálum vátryggingarinnar. Við leggjum áherslu á að lögmannskostnaður okkar og útlagður kostnaður takmarkast ekki við þá fjárhæð sem vátryggingafélagið greiðir að hámarki samkvæmt vátryggingunni, nema um það sé samið sérstaklega.

10. Eigin þáttur viðskiptavinar.

Því betur sem mál er upplýst og undirbúið af hálfu viðskiptavinarins, þeim mun betur mun okkur ganga að vinna að málinu. Það hefur einnig áhrif á það hversu hár kostnaðurinn við mál verður.

Öll samskipti við gagnaðila skulu fara í gegnum okkur, og viðskiptavinurinn verður að láta okkur vita strax ef gagnaðili eða lögmaður hans hefur eða reynir að hafa beint samband. Viðskiptavinur fær að jafnaði afrit af öllum bréfum til og frá skrifstofu okkar,  sem skipta máli fyrir framvindu máls hans. Þeim gögnum ætti að halda til haga, þar sem gjald kann að verða tekið fyrir afrita þau aftur.

11. Ábyrgð á niðurstöðu máls – málskostnaður/dæmdur kostnaður – Samhengið  milli kostnaðar við mál og dæmds málskostnaðar.

Jafnvel þótt við höfum gefið álit okkar á hver verði líkleg niðurstaða máls þýðir það ekki að við berum einhverja ábyrgð vegna endanlegrar niðurstöðu í máli.

Svo kann að fara að viðskiptavinurinn þurfi að greiða málskostnað gagnaðila síns í máli og/eða sakarkostnað, eftir því hver niðurstaða í máli verður. Það er á áhættu og ábyrgð viðskiptavinarins sjálfs.

Þóknun vegna vinnu við mál verður reikningsfærð í samræmi við skilmála stofunnar nema um annað sé samið. Ef dómstóll dæmir viðskiptavininum lægri málskostnað úr hendi gagnaðila en leiðir af þessum skilmálum, er viðskiptavinurinn ábyrgur gagnvart okkur fyrir mismuninum.

12. Trúnaður / Lög um persónuvernd.

Á lögmönnum hvílir þagnar- og trúnaðarskylda um þær upplýsingar sem þeir komast að í máli, nema lög mæli fyrir um annað (t.d. lög um peningaþvætti). Allir starfsmenn stofunnar hafa að jafnaði aðgang að upplýsingum í máli, nema lög banni, og hafa undirritað skriflega trúnaðaryfirlýsingu. Við áskiljum okkur rétt til að upplýsa um samstarf okkar við viðskiptavini með almennum hætti sem lið í markaðssetningu okkar, að því marki sem ekki fer í bága við framangreinda þagnar- og trúnaðarskyldu.

Við meðferð dómsmála hafa bæði viðskiptavinurinn og lögmaðurinn sannleiks- og upplýsingaskyldu. Ef viðskiptavinurinn heimilar ekki lögmanni að rækja sannleiks- og upplýsingaskyldu sína og lögmaður getur ekki uppfyllt þær skyldur án þess að brjóta trúnaðarskyldu, getur lögmaður sagt sig frá máli, þ.m.t. verjandastarfi. Við slíkar aðstæður tökum við enga ábyrgð á mögulegu tapi sem viðskiptavinurinn kann að verða fyrir vegna þessa. Við eigum engu að síður kröfu á óskertri þóknun fyrir vinnu okkar við málið.

Mikið af upplýsingum sem við fáum vegna vinnu okkar eru persónuupplýsingar. Þær verða meðhöndlaðar í samræmi við lög um persónuvernd.

13. Kæruheimild.

Hægt er að láta meta hvort störf hafi verið unnið í samræmi við góða lögmannshætti með því að vísa máli til úrskurðarnefndar Lögmannafélags Íslands. Þangað er einnig hægt að kvarta ef viðskiptavinurinn er óánægður með þóknun lögmanns.

Málsmeðferðarreglur siðanefndar og frekari upplýsingar um kæruferli eru á heimasíðu Lögmannafélags Íslands, www.lmfi.is, undir liðnum Úrskurðarnefnd.

14. Ábyrgð – takmörkun ábyrgðar.

Lögmönnum ber skylda til að hafa í gildi starfsábyrgðartryggingu sem tekur til skaðabóta vegna starfsemi lögmanna.

Við tökum enga ábyrgð á niðurstöðu ráðgjafar okkar umfram það sem sérstaklega hefur verið ábyrgst. Ábyrgð okkar í hverju tilviki takmarkast við fjárhæð þóknunar okkar í því tilviki.

15. Skyldur okkar og réttindi þriðja aðila.

Stofan ber aðeins þær skyldur gagnvart viðskiptavini sem tilgreindar eru í samningi, lögum eða á annan hátt, og við höfnum hvers kyns ábyrgð gagnvart þriðja aðila. Ef þriðji aðili óskar eftir ráðgjöf okkar, þá verður það skoðað í hverju tilfelli, en við áskiljum okkur rétt til að hafna slíkri beiðni. Viðskiptavinurinn samþykkir að ekki sé unnið fyrir þriðja aðila, nema samið sé um það skriflega fyrirfram.

Við erum ekki ábyrg fyrir þjónustu eða ráðgjöf utanaðkomandi ráðgjafa, sérfræðinga, erlendra lögfræðinga eða þriðja aðila, jafnvel þótt þeir séu ráðnir og/eða skipaðir og vinna að okkar beiðni í þágu viðskiptavinar.

16. Geymsla gagna og afrit.

Við geymum ekki afrit af skjölum umfram það sem nauðsynlegt er til að vinna hvert verkefni. Frumrit skjala ætti einungis að senda okkur þegar þess er sérstaklega óskað og um það samið fyrirfram.

17. Endurskoðun samningsskilmála.

Þessir almennu skilmálar okkar eru að jafnaði endurskoðaðir einu sinni á ári og þegar þess gerist sérstaklega þörf.

LÖGMENN HÖFÐABAKKA

Reykjavík , 1. janúar 2014.